zooplus Candidate Privacy Statements
Datenschutzerklärung für Bewerber bei der zooplus Austria GmbH
Wir wissen das uns entgegengebrachte Vertrauen sehr zu schätzen. Deshalb ist es uns ein besonderes Anliegen, Ihre Daten und Ihre Persönlichkeitsrechte zu schützen und Ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu respektieren. Daher werden Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet, insbesondere mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Allgemeine Datenschutzgrundverordnung – „DSGVO“) und der UK GDPR für das Vereinigte Königreich. Die folgende Datenschutzerklärung gewährt Ihnen einen schnellen und einfachen Überblick darüber, wie wir personenbezogene Daten unserer Bewerber verarbeiten.
1. Bei wem liegt die Verantwortung für die Datenverarbeitung und an wen können Sie sich wenden?
Die zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 München (Deutschland) und die zooplus Austria GmbH, Taborstraße 1-3, 1020 Wien (Österreich) übernehmen gemeinsam die Verantwortung für Ihren Bewerbungsprozess und Ihre mögliche Beschäftigung bei uns. Sollten Sie Fragen zur Datenverarbeitung Ihrer Bewerbung haben, können Sie sich jederzeit an unser Datenschutzteam (privacy@zooplus.com) oder an Ihren Ansprechpartner im Hiring Office wenden.
2. Welche personenbezogenen Daten werden zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage von uns verarbeitet?
2.1 Personenbezogene Daten von Bewerbern
Wenn Sie sich über das Karriereportal von zooplus, auch mit Hilfe unseres Chatbots, um eine Stelle bewerben, können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden (die teilweise oder vollständig für Sie relevant sein können):
- Name
- Kontaktdaten
- Informationen zum Benutzerkonto
- IP-Adresse
- Ausbildung und Fähigkeiten
- Berufserfahrung und Mitgliedschaften
- Notizen zum Vorstellungsgespräch
- Bewertungsergebnisse
- Informationen zur Staatsbürgerschaft oder zum Migrationsstatus
- Informationen zum Arbeitsvertrag
- Screening-Daten
- Daten zu Empfehlungen von zooplus-Mitarbeitern
- Andere Informationen, die Sie möglicherweise freiwillig im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung angeben
Wir verarbeiten diese Daten für die Abwicklung Ihres Bewerbungsverfahrens. Dazu gehören die Durchführung von Beurteilungen und die Bewertung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen im Zusammenhang mit der beantragten Stelle und/oder anderen Stellen innerhalb der zooplus-Gruppe, die Organisierung von Vorstellungsgesprächen, die Vorbereitung des Arbeitsvertrags und die Einarbeitung, die Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen, die Unterstützung bei der Beantragung eines Visums, die Kontaktaufnahme zu Ihnen bei anderen Stellenangeboten mit Ihrem Einverständnis und die Überprüfung oder der Abgleich mit Sanktionslisten.
Wir verarbeiten die uns vorliegenden personenbezogenen Daten in der oben geschilderten Form:
- Auf der Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligungen gemäß Art. 6 (1) (a) DSGVO
- Soweit erforderlich, zur Ausarbeitung und zum Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ihnen – Art. 6 (1) (b) DSGVO
- Soweit erforderlich, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z.B. gegenüber den Arbeitsbehörden)- Art. 6 (1) (c) DSGVO
- Soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zur Erleichterung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist – Art. 6 (1) (f) DSGVO
2.2 Personenbezogene Daten von Besuchern der Website
Unabhängig davon, ob Sie sich auf eine Stelle bewerben oder lediglich unser zooplus-Karriereportal besuchen, können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden (die teilweise oder vollständig für Sie relevant sein können):
- Endgerät und Browser
- IP-Adresse
- Anfragen und Antworten, die von und an Ihr Endgerät gesendet werden
- Website von der Sie kommen (wir verwenden zur Nachverfolgung ein Cookie)
- Verhalten auf unserer Website
- Sämtliche Informationen, die Sie bei der Interaktion mit unserem Chatbot freiwillig preisgeben
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihren Bewerbungsprozess zu vereinfachen. Dazu gehört auch, dass wir mehr über das Besucherverhalten auf unserem zooplus-Karriereportal erfahren, um unseren Rekrutierungsprozess und diese Website zu verbessern, um die Performance dieser Website zu verbessern und zu überwachen, um anonymisierte Daten zu generieren, die wir an unsere Partner weitergeben, und um Ihre Anfragen per Chatbot zu beantworten.
Wir verarbeiten die uns vorliegenden personenbezogenen Daten in der oben geschilderten Form:
- Auf der Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligungen gemäß Art. 6 (1) (a) DSGVO
- Soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zur Erleichterung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist – Art. 6 (1) (f) DSGVO
Schauen Sie unter www.zooplus.com/info/legal/privacy nach und lesen Sie die Abschnitte 3, 4 und 5, um mehr über die auf der Website von zooplus verwendeten Cookies zu erfahren.
3. Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die meisten Ihrer persönlichen Daten stammen von Ihnen. Zudem erheben wir personenbezogene Daten über Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. bei Vorstellungsgesprächen oder im Rahmen von Stellenbewertungen). Darüber hinaus erheben wir bestimmte Arten personenbezogener Daten über Sie von Dritten, z.B. von Personalvermittlern und -agenturen, mit denen wir eine vertragliche Beziehung haben und denen Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte (Arbeitgeber wie wir) erteilt haben. Darüber hinaus nutzen wir auch Informationen, die unsere Bewerber auf Job- und Karriereportalen (z.B. LinkedIn) öffentlich zugänglich machen.
4. Wer erhält Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?
Alle Daten zu Ihrer Bewerbung werden nur von den Personen und Abteilungen (der einstellenden Ämter) eingesehen, die direkt mit Ihrer Bewerbung befasst sind. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verwenden wir SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), die von der SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin, entwickelte HR-Software. Zu diesem Zweck haben wir eine Datenverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 GDPR abgeschlossen, um zu gewährleisten, dass Ihre Daten nur auftragsgemäß verarbeitet und nach den höchsten Sicherheitsstandards geschützt werden. SmartRecruiters verwendet unter Umständen Cookies. Bitte schauen Sie unter www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy nach, wo Sie alle Informationen zu Cookies im Zusammenhang mit SmartRecruiters finden.
Ihre personenbezogenen Daten können außerdem von LinkedIn und Indeed verarbeitet werden, um die Funktionalitäten „Mit LinkedIn bewerben“ und „Mit Indeed bewerben“ anzubieten. LinkedIn und Indeed verwenden möglicherweise Cookies. Sie finden die jeweiligen Datenschutzrichtlinien auf den folgenden Websites:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Soweit erforderlich, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiter, die gemäß den unter Abschnitt 2 beschriebenen Zwecken und in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen als eigenständige Verantwortliche handeln:
- Anbieter von Personaldienstleistungen
- Versicherungsanbieter und -makler
- Anbieter von betrieblichen Zusatzleistungen
- Staatliche Organisationen oder Behörden, einschließlich Strafverfolgungsbehörden
- Externe Berater (z.B. Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer)
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Falls Ihre Bewerbung erfolgreich verläuft und Sie ein Arbeitsverhältnis mit zooplus eingehen, werden Ihre personenbezogenen Daten solange aufbewahrt, wie dies für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses gemäß den für Österreich geltenden lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen erforderlich ist.
Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich gewesen sein und Sie keine Einwilligung in eine längere Datenspeicherung gegeben haben (z.B. im Zusammenhang mit der Aufnahme in unsere Talentpools), bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten in der Regel über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus für einen begrenzten Zeitraum auf. Dieser Zeitraum darf nicht länger andauern als 6 Monate ab dem Datum der Benachrichtigung über die Entscheidung (i) zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten und (ii) zur möglichen Verwendung in Gerichtsverfahren.
Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich gewesen sein und Sie eine entsprechende Zustimmung erteilt haben, nehmen wir Sie in unseren Talent Pool auf und bewahren Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Zustimmung oder bis zu 12 Monaten auf, um Sie bei zukünftigen Stellenangeboten zu berücksichtigen und zu kontaktieren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
6. Automatisierte Entscheidungen über Sie?
Wir verwenden in unserem Bewerbungsverfahren keine automatisierten Entscheidungsprozesse, insbesondere kein Profiling. Zur Optimierung unserer Bewerbungsprozesse greifen wir jedoch auf das Tool „Smart Assistance“ zurück. Dabei handelt es sich um eine durch KI und maschinelles Lernen gestützte Plattform für die Bewertung von Bewerbern und den Abgleich von Stellenangeboten, die uns bei der Vorauswahl von Bewerbern auf der Grundlage bestimmter Kriterien und Stellenparameter hilft. Die Entscheidung über eine Einladung und die Berücksichtigung im Bewerbungsprozess treffen jedoch immer die jeweiligen Ansprechpartner. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, bestimmte Daten zur Verfügung zu stellen. Haben Sie jedoch bitte Verständnis dafür, dass wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht berücksichtigen können, wenn Sie uns nicht alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen.
7. Übermitteln wir Ihre Daten außerhalb des EWR und der UK?
Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten nicht außerhalb der Europäischen Union oder in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder außerhalb UK.
8. Welche Rechte werden Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten eingeräumt?
Sie sind jederzeit berechtigt, sich von uns bestätigen zu lassen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, und Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre Daten zu erhalten. Ferner können Sie die Berichtigung, Löschung und Einschränkung von Daten verlangen oder der Verarbeitung von Daten widersprechen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Übermittlung Ihrer Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen das Recht zu, sich im Falle von Datenschutzverletzungen an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Bitte senden Sie etwaige Anfragen per E-Mail an recruiting@zooplus.com.
Sie können Ihre persönlichen Daten auch selbst unter „My SmartProfile“ verwalten.
9. Haben Sie noch Fragen?
Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich jederzeit an unser Datenschutzteam wenden. Sie erreichen sie unter privacy@zooplus.com. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten für zooplus SE und bitiba GmbH lauten ph@hwdata.de.
Privacy Policy Statement for applicants of zooplus Austria GmbH
We greatly value your trust in us, which is why it is very important to us to protect your data and your personal rights and to respect your right to information self-determination with regard to the collection, processing and use of your personal data. Thus, your personal data will be processed in accordance with applicable data protection laws, including, without limitation, the Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – 'GDPR') and the UK GDPR. The following Privacy Statement gives you a quick and easy overview of how we process our candidates' personal data.
1. Who is responsible for the Data Processing, and who can you turn to?
zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 Munich (Germany) and zooplus Austria GmbH, Taborstraße 1-3, 1020 Vienna (Austria) are jointly responsible for your application process and potential employment with us. If you have any questions regarding processing your candidates' data, please feel free to contact our data protection team at any time (privacy@zooplus.com) or your contact person in the Hiring Office.
2. What Personal data, for what purposes and on what basis do we process them?
2.1 Personal data of job applicants
Whether you apply for a job through our zooplus Careers portal, including through our chatbot, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Personal identification
- Contact data
- User account information
- IP address
- Education & skills
- Professional experience and affiliations
- Job interview notes
- Assessment results
- Citizenship or immigration information
- Employment contract information
- Screening data
- Referral data from zooplus employees
- Other information you may voluntarily share in connection with your application
We process this data to administer your job application process, including; conducting assessments and evaluating your skills, qualifications and interests against the position applied for and/or other positions within the zooplus group of entities; organizing interviews; preparing employment contract and onboarding; conducting background checks; helping you with your visa; under your consent contacting you for other job opportunities and; screening or cross-checking with sanctions lists.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consents Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary to prepare and enter an employment contract with you - Art. 6 (1) (b) GDPR
- As necessary to comply with our legal obligations (e.g. with Employment Authorities)- Art. 6 (1) (c) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate job application process – Art. 6 (1) (f) GDPR
2.2 Personal data of web visitors
Whether you apply for a job or simply visit our zooplus Careers portal, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Device and browser
- IP address
- Requests and responses sent from and to your device
- Source website (we use a cookie to track this)
- Behavior on our website
- Any information you may voluntarily share when interacting with our chatbot
We process this data to facilitate your job application process, including; learning more about the behaviour of the visitors of our zooplus Careers portal to improve our recruitment process and this website; improving and monitoring the performance of this website; generating anonymized data that we share with our partners and; responding to your enquiries through the chatbot.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consent, Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate the job application process- Art. 6 (1) (f) GDPR
Please visit www.zooplus.com/info/legal/privacy and check sections 3, 4 and 5 to find out about the cookies used on the zooplus website.
3. Where do we obtain your personal data?
We obtain most of your personal data from you. We also create personal data about you in the course of the job application process (for example, during interviews or via job assessments). Additionally, we collect certain types of personal data about you from third parties, including, for example from headhunters and recruitment agencies with whom we have a contractual relationship and to which you have provided your explicit consent to share your personal data with third parties (employers like us). In addition, we also use information that our applicants make publicly available on job and career portals (e.g., LinkedIn).
4. Who gets access to your personal data?
All application data is only viewed by the persons and departments (of the Hiring Offices) directly involved with your application. We use SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), the HR software developed by SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin, for the job application process. In this respect, we have entered a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR to ensure that your data is processed only as instructed and protected in accordance with the highest security standards. SmartRecruiters may use cookies. Please visit www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy for all cookie information as it relates to SmartRecruiters.
LinkedIn and Indeed can also process your personal data to allow for the 'Apply with LinkedIn' and 'Apply with Indeed' functionalities. LinkedIn and Indeed may use cookies. You can find their privacy policies on the following websites:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Where relevant, we may share your personal data with third parties who act as controllers in their own right for the purposes described in section 2 and in accordance with the data protection laws, including:
- HR services providers
- Insurance providers and brokers
- Employee benefits providers
- Governmental organizations or agencies, including law enforcement
- External advisors (such as legal advisors, and accountants)
5. How long do we store your data?
If your application is successful and you commence employment with zooplus, your personal data will be maintained as long as it is necessary for the processing of the employment relationship according to the local employment regulation applicable to Austria.
If your application is not successful and you have not provided consent to longer data retention (e.g., in the context of inclusion in our talent pools), we will generally retain your personal data beyond the conclusion of the application process for a limited period of no longer than 6 months from the date of notification of the decision (i) to meet record keeping requirements, and (ii) for potential use in legal proceedings.
If your application is not successful and you have provided consent, you will be included in our Talent Pool and we will keep your data until you revoke your consent or up to 12 months for the purpose of considering and contacting you for future job opportunities. You can revoke your consent anytime.
6. Automated decisions about you?
We do not use any automated decision-making processes, including profiling, in our application procedure. However, to optimize our application processes, we use the "Smart Assistance" tool, an artificial intelligence and machine learning platform for candidate scoring and job matching, which helps us pre-select candidates based on defined criteria and job parameters. However, the relevant hiring team always makes the decision on an invitation and consideration in the application process. You are not obligated by law or under contract to provide any data. However, please understand that we may not be able to consider your application if you do not provide us with full details.
7. Do we transfer your data outside of the EEA and the UK?
We do not process your application data outside the European Union or in countries outside the European Economic Area (EEA) and the UK.
8. What are your rights over your personal data?
You always have the right to request confirmation from us as to whether we are processing personal data about you, and you have the right to information about your data. In addition, you can request the correction, deletion and restriction of data or object to processing data. In addition, you have the right to revoke your consent to data processing at any time or to demand the transfer of your data. Furthermore, you have the right to contact a supervisory authority in the event of data protection violations. Please send all enquiries by E-mail to recruiting@zooplus.com.
Please note that you can also self-manage your personal data through "My SmartProfile".
9. Do you have any questions?
If you have any questions about data protection, please get in touch with our data protection team at any time. You can reach them at privacy@zooplus.com. The contact details of our data protection officer for zooplus SE and bitiba GmbH are ph@hwdata.de.
Privacy Policy Statement for applicants of zooplus Services Ltd (UK)
We greatly value your trust in us, which is why it is very important to us to protect your data and your personal rights and to respect your right to information self-determination with regard to the collection, processing and use of your personal data. Thus, your personal data will be processed in accordance with applicable data protection laws, including, without limitation, the Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – 'GDPR') and the UK GDPR. The following Privacy Statement gives you a quick and easy overview of how we process our candidates' personal data.
1. Who is responsible for the Data Processing, and who can you turn to?
zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 Munich (Germany) and zooplus Services Ltd, 60 St Aldates, OX1 1ST Oxford (England) are jointly responsible for your application process and potential employment with us. If you have any questions regarding processing your candidates' data, please feel free to contact our data protection team at any time (privacy@zooplus.com) or your contact person in the Hiring Office.
2. What Personal data, for what purposes and on what basis do we process them?
2.1 Personal data of job applicants
Whether you apply for a job through our zooplus Careers portal, including through our chatbot, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Personal identification
- Contact data
- User account information
- IP address
- Education & skills
- Professional experience and affiliations
- Job interview notes
- Assessment results
- Citizenship or immigration information
- Employment contract information
- Screening data
- Referral data from zooplus employees
- Other information you may voluntarily share in connection with your application
We process this data to administer your job application process, including; conducting assessments and evaluating your skills, qualifications and interests against the position applied for and/or other positions within the zooplus group of entities; organizing interviews; preparing employment contract and onboarding; conducting background checks; helping you with your visa; under your consent contacting you for other job opportunities and; screening or cross-checking with sanctions lists.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consents Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary to prepare and enter an employment contract with you - Art. 6 (1) (b) GDPR
- As necessary to comply with our legal obligations (e.g. with Employment Authorities)- Art. 6 (1) (c) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate job application process – Art. 6 (1) (f) GDPR
2.2 Personal data of web visitors
Whether you apply for a job or simply visit our zooplus Careers portal, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Device and browser
- IP address
- Requests and responses sent from and to your device
- Source website (we use a cookie to track this)
- Behavior on our website
- Any information you may voluntarily share when interacting with our chatbot
We process this data to facilitate your job application process, including; learning more about the behaviour of the visitors of our zooplus Careers portal to improve our recruitment process and this website; improving and monitoring the performance of this website; generating anonymized data that we share with our partners and; responding to your enquiries through the chatbot.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consent, Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate the job application process- Art. 6 (1) (f) GDPR
Please visit www.zooplus.com/info/legal/privacy and check sections 3, 4 and 5 to find out about the cookies used on the zooplus website.
3. Where do we obtain your personal data?
We obtain most of your personal data from you. We also create personal data about you in the course of the job application process (for example, during interviews or via job assessments). Additionally, we collect certain types of personal data about you from third parties, including, for example from headhunters and recruitment agencies with whom we have a contractual relationship and to which you have provided your explicit consent to share your personal data with third parties (employers like us). In addition, we also use information that our applicants make publicly available on job and career portals (e.g., LinkedIn).
4. Who gets access to your personal data?
All application data is only viewed by the persons and departments (of the Hiring Offices) directly involved with your application. We use SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), the HR software developed by SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin, for the job application process. In this respect, we have entered a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR to ensure that your data is processed only as instructed and protected in accordance with the highest security standards. SmartRecruiters may use cookies. Please visit www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy for all cookie information as it relates to SmartRecruiters.
LinkedIn and Indeed can also process your personal data to allow for the 'Apply with LinkedIn' and 'Apply with Indeed' functionalities. LinkedIn and Indeed may use cookies. You can find their privacy policies on the following websites:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Where relevant, we may share your personal data with third parties who act as controllers in their own right for the purposes described in section 2 and in accordance with the data protection laws, including:
- HR services providers
- Insurance providers and brokers
- Employee benefits providers
- Governmental organizations or agencies, including law enforcement
- External advisors (such as legal advisors, and accountants)
5. How long do we store your data?
If your application is successful and you commence employment with zooplus, your personal data will be maintained as long as it is necessary for the processing of the employment relationship according to the local employment regulation applicable to England.
If your application is not successful and you have not provided consent to longer data retention (e.g., in the context of inclusion in our talent pools), we will generally retain your personal data beyond the conclusion of the application process for a limited period of no longer than 6 months from the date of notification of the decision (i) to meet record keeping requirements, and (ii) for potential use in legal proceedings.
If your application is not successful and you have provided consent, you will be included in our Talent Pool and we will keep your data until you revoke your consent or up to 6 months for the purpose of considering and contacting you for future job opportunities. You can revoke your consent anytime.
6. Automated decisions about you?
We do not use any automated decision-making processes, including profiling, in our application procedure. However, to optimize our application processes, we use the "Smart Assistance" tool, an artificial intelligence and machine learning platform for candidate scoring and job matching, which helps us pre-select candidates based on defined criteria and job parameters. However, the relevant hiring team always makes the decision on an invitation and consideration in the application process. You are not obligated by law or under contract to provide any data. However, please understand that we may not be able to consider your application if you do not provide us with full details.
7. Do we transfer your data outside of the EEA and the UK?
We do not process your application data outside the European Union or in countries outside the European Economic Area (EEA) and the UK.
8. What are your rights over your personal data?
You always have the right to request confirmation from us as to whether we are processing personal data about you, and you have the right to information about your data. In addition, you can request the correction, deletion and restriction of data or object to processing data. In addition, you have the right to revoke your consent to data processing at any time or to demand the transfer of your data. Furthermore, you have the right to contact a supervisory authority in the event of data protection violations. Please send all enquiries by E-mail to recruiting@zooplus.com.
Please note that you can also self-manage your personal data through "My SmartProfile".
9. Do you have any questions?
If you have any questions about data protection, please get in touch with our data protection team at any time. You can reach them at privacy@zooplus.com. The contact details of our data protection officer for zooplus SE and bitiba GmbH are ph@hwdata.de.
Informacja o ochronie prywatności kandydata zooplus Polska Sp. z o.o.
Bardzo cenimy Państwa zaufanie do nas, dlatego tak ważna jest dla nas ochrona Państwa danych i praw osobistych oraz poszanowanie Państwa prawa do prywatności informacji w odniesieniu do gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania Państwa danych osobowych. Dlatego też Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym, bez ograniczeń, tj. rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych („RODO”) oraz brytyjskim rozporządzeniem o ochronie danych). Poniższa informacja o ochronie prywatności stanowi szybkie i łatwe omówienie sposobu przetwarzania danych osobowych naszych kandydatów.
1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych i do kogo można się zwrócić?
zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 Monachium (Niemcy), lub zooplus Polska Sp. z o.o., ul. Pawia 17, 31-154 Kraków (Polska), albo Zoolog Services Sp. z o.o., ul. Piłsudskiego 69, 50-019 Wrocław (Polska), w zależności, do której spółki kandydat aplikuje, są wspólnie odpowiedzialne za przetwarzanie danych osobowych, jako Współadministratorzy w procesie rekrutacji, i za potencjalne zatrudnienie u nas. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania danych kandydatów, prosimy o kontakt w dowolnym momencie z naszym zespołem ds. ochrony danych (privacy@zooplus.com) lub z osobą kontaktową w spółce odpowiedzialnej za rekrutację, wskazaną w punkcie 8 niniejszej informacji.
2. Jakie dane osobowe, w jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy?
2.1 Dane osobowe osób ubiegających się o pracę
Niezależnie od tego, czy ubiegają się Państwo o pracę za pośrednictwem naszego portalu zooplus Careers, w tym korzystając z naszego czatbota, przetwarzane mogą być następujące dane osobowe (niektóre lub wszystkie mogą dotyczyć Państwa):
- Identyfikacja osobista i dane kontaktowe
- Informacje o koncie użytkownika
- Wykształcenie i umiejętności
- Doświadczenie zawodowe i powiązania
- Notatki z rozmów o pracę
- Wyniki oceny
- Informacje o obywatelstwie lub statusie imigracyjnym
- Informacje o umowie o pracę
- Dane kontrolne
- Dane referencyjne od pracowników zooplus
- Inne informacje, które mogą Państwo dobrowolnie udostępnić w związku z rekrutacją
Przetwarzamy te dane w celu administrowania procesem rekrutacji, w tym: przeprowadzania ocen oraz ewaluacji umiejętności, kwalifikacji i zainteresowań osób ubiegających się o pracę na danym stanowisku i/lub innym stanowisku w ramach grupy podmiotów zooplus; organizowania rozmów o pracę; przygotowywania umowy o pracę i wdrożenia na stanowisko; przeprowadzania weryfikacji danych; udzielania pomocy w sprawie wizy; kontaktowania się z Państwem na podstawie wyrażonej zgody w celu przedstawienia innych możliwości zatrudnienia; oraz; przeprowadzania kontroli bezpieczeństwa lub kontroli krzyżowej z listami sankcyjnymi.
Posiadane przez nas dane osobowe przetwarzamy w sposób opisany powyżej:
- Na podstawie Państwa uprzedniej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO
- W zakresie niezbędnym do przygotowania i zawarcia z Państwem umowy o pracę — art. 6 ust. 1 lit. b RODO
- W zakresie niezbędnym do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych (np. wobec organów zatrudnienia) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO
- W zakresie, w jakim jest to konieczne dla naszych uzasadnionych interesów w celu ułatwienia procesu rekrutacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO
2.2 Dane osobowe osób odwiedzających stronę internetową
Niezależnie od tego, czy ubiegają się Państwo o pracę, czy po prostu odwiedzają nasz portal zooplus Careers, następujące dane osobowe mogą być przetwarzane (niektóre lub wszystkie mogą Państwa dotyczyć):
- Urządzenie i przeglądarka
- Adres IP
- Zapytania i odpowiedzi wysyłane z urządzenia i do niego
- Źródłowa strona internetowa (używamy pliku cookie do śledzenia tego)
- Zachowanie na naszej stronie internetowej
- Wszelkie informacje, które możesz dobrowolnie udostępnić podczas interakcji z naszym czatbotem
Przetwarzamy te dane w celu ułatwienia procesu rekrutacji, w tym: aby dowiedzieć się więcej o zachowaniu odwiedzających nasz portal zooplus Careers, aby poprawić nasz proces rekrutacji i tę stronę; poprawić i monitorować wydajność tej strony; generować zanonimizowane dane, które udostępniamy naszym partnerom; oraz odpowiadać na pytania przez czatbota.
Posiadane przez nas dane osobowe przetwarzamy w sposób opisany powyżej:
- Na podstawie Państwa uprzedniej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO
- W zakresie niezbędnym do realizacji naszych uzasadnionych interesów w celu ułatwienia procesu rekrutacji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Na stronie www.zooplus.com/info/legal/privacy w sekcjach 3, 4 i 5 mogą się Państwo dowiedzieć więcej o plikach cookie używanych na stronie internetowej zooplus.
3. Skąd pozyskujemy Państwa dane osobowe?
Większość Państwa danych osobowych otrzymujemy od Państwa. Zbieramy również dane osobowe w trakcie procesu rekrutacji (na przykład podczas rozmów kwalifikacyjnych lub w trakcie oceny kandydata). Dodatkowo gromadzimy pewne rodzaje danych osobowych na Państwa temat od osób trzecich, w tym na przykład od headhunterów i agencji rekrutacyjnych, z którymi mamy podpisane umowy a którym udzielili Państwo wyraźną zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych osobom trzecim (pracodawcom takim jak my). Ponadto korzystamy również z informacji, które nasi kandydaci udostępniają publicznie na portalach dotyczących pracy i kariery (np. LinkedIn).
4. Kto ma dostęp do Państwa danych osobowych?
Wszystkie dane dotyczące rekrutacji są przeglądane wyłącznie przez osoby i działy (biur odpowiedzialnych za rekrutację) bezpośrednio zaangażowane w rekrutację. W procesie rekrutacji korzystamy z oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com) opracowanego przez firmę SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin. W związku z tym zawarliśmy umowę o przetwarzanie danych zgodnie z art. 28 RODO, aby zapewnić, że Państwa dane są przetwarzane wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i są chronione zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. SmartRecruiters może używać plików cookie. Na stronie www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy mogą Państwo uzyskać wszystkie informacje dotyczące plików cookie, związanych ze SmartRecruiters.
Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane przez LinkedIn i Indeed w celu umożliwienia funkcjonalności „Aplikuj z LinkedIn” i „Aplikuj z Indeed”. LinkedIn i Indeed mogą używać plików cookie. Ich politykę prywatności można znaleźć na następujących stronach internetowych:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
W stosownych przypadkach możemy udostępniać Państwa dane osobowe stronom trzecim, które działają jako administratorzy we własnym imieniu w celach opisanych w sekcji 2 i zgodnie z przepisami o ochronie danych, w tym:
- Dostawcom usług w zakresie zasobów ludzkich
- Ubezpieczycielom i brokerom ubezpieczeniowym
- Dostawcom świadczeń pracowniczych
- Organizacjom lub agencjom rządowym, w tym organom ścigania
- Doradcom zewnętrznym (np. doradcom prawnym, księgowym)
5. Jak długo przechowujemy Państwa dane?
Jeśli Państwa rekrutacja zakończy się sukcesem i rozpoczną Państwo zatrudnienie w firmie zooplus, Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do przetwarzania stosunku pracy zgodnie z lokalnymi przepisami dotyczącymi zatrudnienia obowiązującymi w Polsce.
Jeśli Państwa rekrutacja nie zakończy się sukcesem i nie wyrazili Państwo zgody na dłuższe przechowywanie danych (np. w kontekście włączenia do naszej puli talentów), będziemy przechowywać Państwa dane osobowe po zakończeniu procesu aplikacji przez ograniczony czas nie dłuższy niż 6 miesięcy od daty powiadomienia o decyzji (i) w celu spełnienia wymogów dotyczących prowadzenia dokumentacji; oraz (ii) w celu potencjalnego wykorzystania w postępowaniu sądowym.
Jeśli Państwa rekrutacja nie zakończy się sukcesem i wyrazili Państwo zgodę, zostaną Państwo włączeni do naszej puli talentów, a Państwa dane będą przechowywane do czasu wycofania zgody lub przez okres do 12 miesięcy w celu rozważenia i skontaktowania się z Państwem w sprawie przyszłych możliwości zatrudnienia. W każdej chwili mogą Państwo wycofać swoją zgodę.
6. Zautomatyzowane decyzje dotyczące Państwa?
W naszej procedurze rekrutacyjnej nie stosujemy żadnych zautomatyzowanych procesów decyzyjnych, w tym profilowania. Jednakże w celu optymalizacji naszych procesów rekrutacyjnych korzystamy z narzędzia „Smart Assistance”, czyli platformy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego do oceny kandydatów i dopasowywania stanowisk pracy, która pomaga nam dokonywać wstępnej selekcji kandydatów na podstawie zdefiniowanych kryteriów i parametrów stanowiska. Decyzję o zaproszeniu i rozpatrywaniu w procesie rekrutacji zawsze podejmują odpowiednie osoby kontaktowe. Użytkownik nie jest zobowiązany prawnie ani umownie do podawania jakichkolwiek danych. Należy jednak zrozumieć, że możemy nie być w stanie rozpatrzyć Państwa podania, jeśli nie podadzą nam Państwo pełnych szczegółowych informacji.
7. Czy przekazujemy Państwa dane poza EOG oraz poza Wielką Brytanią?
Nie przetwarzamy danych związanych z rekrutacją poza Unią Europejską, w krajach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz poza Wielką Brytanią.
8. Jakie mają Państwo prawa do swoich danych osobowych?
Zawsze mają Państwo prawo zażądać od nas potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz prawo do informacji na temat swoich danych. Ponadto mogą Państwo zażądać sprostowania, usunięcia i ograniczenia danych lub sprzeciwić się przetwarzaniu danych. Ponadto mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych lub zażądać przekazania swoich danych. Ponadto mają Państwo prawo skontaktować się z organem nadzorczym w przypadku naruszenia ochrony danych. Wszystkie zapytania prosimy przesyłać pocztą elektroniczną na adres recruiting@zooplus.com.
Prosimy pamiętać, że mogą Państwo również samodzielnie zarządzać swoimi danymi osobowymi za pośrednictwem „My SmartProfile”.
9. Czy mają Państwo jakieś pytania?
W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych dla zooplus Polska sp. z o.o. w Krakowie: iod@zooplus.com, lub inspektorem ochrony danych dla Zoolog Services sp. zo.o. we Wrocławiu: ado-wro@zooplus.com.
Privacy Policy Statement for applicants of zooplus Polska Sp. z o.o.
We greatly value your trust in us, which is why it is very important to us to protect your data and your personal rights and to respect your right to information self-determination with regard to the collection, processing and use of your personal data. Thus, your personal data will be processed in accordance with applicable data protection laws, including, without limitation, the Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – 'GDPR') and the UK GDPR. The following Privacy Statement gives you a quick and easy overview of how we process our candidates' personal data.
1. Who is responsible for the Data Processing, and who can you turn to?
zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 Munich (Germany) and zooplus Polska Sp. z o.o., ul. Pawia 17, 31-154 Kraków (Poland) or Zoolog Services Sp. z o.o., ul. Piłsudskiego 69, 50-019 Wrocław (Poland), depending to which company candidate is applying, are jointly responsible for processing your data as co-administrators during your application process and potential employment with us. If you have any questions regarding processing your candidates' data, please feel free to contact our data protection team at any time (privacy@zooplus.com) or your contact person in the Hiring Office, indicated in point 8 of this statement.
2. What Personal data, for what purposes and on what basis do we process them?
2.1 Personal data of job applicants
Whether you apply for a job through our zooplus Careers portal, including through our chatbot, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Personal identification
- Contact data
- User account information
- Education & skills
- Professional experience and affiliations
- Job interview notes
- Assessment results
- Citizenship or immigration information
- Employment contract information
- Screening data
- Referral data from zooplus employees
- Other information you may voluntarily share in connection with your application
We process this data to administer your job application process, including; conducting assessments and evaluating your skills, qualifications and interests against the position applied for and/or other positions within the zooplus group of entities; organizing interviews; preparing employment contract and onboarding; conducting background checks; helping you with your visa; under your consent contacting you for other job opportunities and; screening or cross-checking with sanctions lists.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consents Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary to prepare and enter an employment contract with you - Art. 6 (1) (b) GDPR
- As necessary to comply with our legal obligations (e.g. with Employment Authorities)- Art. 6 (1) (c) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate job application process – Art. 6 (1) (f) GDPR
2.2 Personal data of web visitors
Whether you apply for a job or simply visit our zooplus Careers portal, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Device and browser
- IP address
- Requests and responses sent from and to your device
- Source website (we use a cookie to track this)
- Behavior on our website
- Any information you may voluntarily share when interacting with our chatbot
We process this data to facilitate your job application process, including; learning more about the behaviour of the visitors of our zooplus Careers portal to improve our recruitment process and this website; improving and monitoring the performance of this website; generating anonymized data that we share with our partners and; responding to your enquiries through the chatbot.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consent, Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate the job application process- Art. 6 (1) (f) GDPR
Please visit www.zooplus.com/info/legal/privacy and check sections 3, 4 and 5 to find out about the cookies used on the zooplus website.
3. Where do we obtain your personal data?
We obtain most of your personal data from you. We also create personal data about you in the course of the job application process (for example, during interviews or via job assessments). Additionally, we collect certain types of personal data about you from third parties, including, for example from headhunters and recruitment agencies with whom we have a contractual relationship and to which you have provided your explicit consent to share your personal data with third parties (employers like us). In addition, we also use information that our applicants make publicly available on job and career portals (e.g., LinkedIn).
4. Who gets access to your personal data?
All application data is only viewed by the persons and departments (of the Hiring Offices) directly involved with your application. We use SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), the HR software developed by SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin, for the job application process. In this respect, we have entered a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR to ensure that your data is processed only as instructed and protected in accordance with the highest security standards. SmartRecruiters may use cookies. Please visit www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy for all cookie information as it relates to SmartRecruiters.
LinkedIn and Indeed can also process your personal data to allow for the 'Apply with LinkedIn' and 'Apply with Indeed' functionalities. LinkedIn and Indeed may use cookies. You can find their privacy policies on the following websites:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Where relevant, we may share your personal data with third parties who act as controllers in their own right for the purposes described in section 2 and in accordance with the data protection laws, including:
- HR services providers
- Insurance providers and brokers
- Employee benefits providers
- Governmental organizations or agencies, including law enforcement
- External advisors (such as legal advisors, and accountants)
5. How long do we store your data?
If your application is successful and you commence employment with zooplus, your personal data will be maintained as long as it is necessary for the processing of the employment relationship according to the local employment regulation applicable to Poland.
If your application is not successful and you have not provided consent to longer data retention (e.g., in the context of inclusion in our talent pools), we will generally retain your personal data beyond the conclusion of the application process for a limited period of no longer than 6 months from the date of notification of the decision (i) to meet record keeping requirements, and (ii) for potential use in legal proceedings.
If your application is not successful and you have provided consent, you will be included in our Talent Pool and we will keep your data until you revoke your consent or up to 12 months for the purpose of considering and contacting you for future job opportunities. You can revoke your consent anytime.
6. Automated decisions about you?
We do not use any automated decision-making processes, including profiling, in our application procedure. However, to optimize our application processes, we use the "Smart Assistance" tool, an artificial intelligence and machine learning platform for candidate scoring and job matching, which helps us pre-select candidates based on defined criteria and job parameters. However, the relevant hiring team always makes the decision on an invitation and consideration in the application process. You are not obligated by law or under contract to provide any data. However, please understand that we may not be able to consider your application if you do not provide us with full details.
7. Do we transfer your data outside of the EEA and the UK?
We do not process your application data outside the European Union or in countries outside the European Economic Area (EEA) and the UK.
8. What are your rights over your personal data?
You always have the right to request confirmation from us as to whether we are processing personal data about you, and you have the right to information about your data. In addition, you can request the correction, deletion and restriction of data or object to processing data. In addition, you have the right to revoke your consent to data processing at any time or to demand the transfer of your data. Furthermore, you have the right to contact a supervisory authority in the event of data protection violations. Please send all enquiries by E-mail to recruiting@zooplus.com.
Please note that you can also self-manage your personal data through "My SmartProfile".
9. Do you have any questions?
If you have any questions about data protection, please get in touch with our data protection officer for zooplus Polska sp. z o.o. in Cracow: iod@zooplus.com, or data protection officer for Zoolog Services sp. zo.o. in Wroclaw: ado-wro@zooplus.com.
Datenschutzerklärung für Bewerber bei zooplus SE (Deutschland)
Wir wissen das uns entgegengebrachte Vertrauen sehr zu schätzen. Deshalb ist es uns ein besonderes Anliegen, Ihre Daten und Ihre Persönlichkeitsrechte zu schützen und Ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu respektieren. Daher werden Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet, insbesondere mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Allgemeine Datenschutzgrundverordnung – „DSGVO“) und der UK GDPR für das Vereinigte Königreich. Die folgende Datenschutzerklärung gewährt Ihnen einen schnellen und einfachen Überblick darüber, wie wir personenbezogene Daten unserer Bewerber verarbeiten.
1. Bei wem liegt die Verantwortung für die Datenverarbeitung und an wen können Sie sich wenden?
Die zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 München (Deutschland) übernimmt die Verantwortung für Ihren Bewerbungsprozess und Ihre mögliche Beschäftigung bei uns. Sollten Sie Fragen zur Datenverarbeitung Ihrer Bewerbung haben, können Sie sich jederzeit an unser Datenschutzteam (privacy@zooplus.com) oder an Ihren Ansprechpartner im Hiring Office wenden.
2. Welche personenbezogenen Daten werden zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage von uns verarbeitet?
2.1 Personenbezogene Daten von Bewerbern
Wenn Sie sich über das Karriereportal von zooplus, auch mit Hilfe unseres Chatbots, um eine Stelle bewerben, können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden (die teilweise oder vollständig für Sie relevant sein können):
- Name
- Kontaktdaten
- Informationen zum Benutzerkonto
- IP-Adresse
- Ausbildung und Fähigkeiten
- Berufserfahrung und Mitgliedschaften
- Notizen zum Vorstellungsgespräch
- Bewertungsergebnisse
- Informationen zur Staatsbürgerschaft oder zum Migrationsstatus
- Informationen zum Arbeitsvertrag
- Screening-Daten
- Daten zu Empfehlungen von zooplus-Mitarbeitern
- Andere Informationen, die Sie möglicherweise freiwillig im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung angeben
Wir verarbeiten diese Daten für die Abwicklung Ihres Bewerbungsverfahrens. Dazu gehören die Durchführung von Beurteilungen und die Bewertung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen im Zusammenhang mit der beantragten Stelle und/oder anderen Stellen innerhalb der zooplus-Gruppe, die Organisierung von Vorstellungsgesprächen, die Vorbereitung des Arbeitsvertrags und die Einarbeitung, die Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen, die Unterstützung bei der Beantragung eines Visums, die Kontaktaufnahme zu Ihnen bei anderen Stellenangeboten mit Ihrem Einverständnis und die Überprüfung oder der Abgleich mit Sanktionslisten.
Wir verarbeiten die uns vorliegenden personenbezogenen Daten in der oben geschilderten Form:
- Auf der Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligungen gemäß Art. 6 (1) (a) DSGVO
- Soweit erforderlich, zur Ausarbeitung und zum Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ihnen – Art. 6 (1) (b) DSGVO
- Soweit erforderlich, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z.B. gegenüber den Arbeitsbehörden)- Art. 6 (1) (c) DSGVO
- Soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zur Erleichterung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist – Art. 6 (1) (f) DSGVO
2.2 Personenbezogene Daten von Besuchern der Website
Unabhängig davon, ob Sie sich auf eine Stelle bewerben oder lediglich unser zooplus-Karriereportal besuchen, können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden (die teilweise oder vollständig für Sie relevant sein können):
- Endgerät und Browser
- IP-Adresse
- Anfragen und Antworten, die von und an Ihr Endgerät gesendet werden
- Website von der Sie kommen (wir verwenden zur Nachverfolgung ein Cookie)
- Verhalten auf unserer Website
- Sämtliche Informationen, die Sie bei der Interaktion mit unserem Chatbot freiwillig preisgeben
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihren Bewerbungsprozess zu vereinfachen. Dazu gehört auch, dass wir mehr über das Besucherverhalten auf unserem zooplus-Karriereportal erfahren, um unseren Rekrutierungsprozess und diese Website zu verbessern, um die Performance dieser Website zu verbessern und zu überwachen, um anonymisierte Daten zu generieren, die wir an unsere Partner weitergeben, und um Ihre Anfragen per Chatbot zu beantworten.
Wir verarbeiten die uns vorliegenden personenbezogenen Daten in der oben geschilderten Form:
- Auf der Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligungen gemäß Art. 6 (1) (a) DSGVO
- Soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zur Erleichterung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist – Art. 6 (1) (f) DSGVO
Schauen Sie unter www.zooplus.com/info/legal/privacy nach und lesen Sie die Abschnitte 3, 4 und 5, um mehr über die auf der Website von zooplus verwendeten Cookies zu erfahren.
3. Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die meisten Ihrer persönlichen Daten stammen von Ihnen. Zudem erheben wir personenbezogene Daten über Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. bei Vorstellungsgesprächen oder im Rahmen von Stellenbewertungen). Darüber hinaus erheben wir bestimmte Arten personenbezogener Daten über Sie von Dritten, z.B. von Personalvermittlern und -agenturen, mit denen wir eine vertragliche Beziehung haben und denen Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte (Arbeitgeber wie wir) erteilt haben. Darüber hinaus nutzen wir auch Informationen, die unsere Bewerber auf Job- und Karriereportalen (z.B. LinkedIn) öffentlich zugänglich machen.
4. Wer erhält Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?
Alle Daten zu Ihrer Bewerbung werden nur von den Personen und Abteilungen (der einstellenden Büros) eingesehen, die direkt mit Ihrer Bewerbung befasst sind. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verwenden wir SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), die von der SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin, entwickelte HR-Software. Zu diesem Zweck haben wir eine Datenverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 GDPR abgeschlossen, um zu gewährleisten, dass Ihre Daten nur auftragsgemäß verarbeitet und nach den höchsten Sicherheitsstandards geschützt werden. SmartRecruiters verwendet unter Umständen Cookies. Bitte schauen Sie unter www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy nach, wo Sie alle Informationen zu Cookies im Zusammenhang mit SmartRecruiters finden.
Ihre personenbezogenen Daten können außerdem von LinkedIn und Indeed verarbeitet werden, um die Funktionalitäten „Mit LinkedIn bewerben“ und „Mit Indeed bewerben“ anzubieten. LinkedIn und Indeed verwenden möglicherweise Cookies. Sie finden die jeweiligen Datenschutzrichtlinien auf den folgenden Websites:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Soweit erforderlich, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiter, die gemäß den unter Abschnitt 2 beschriebenen Zwecken und in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen als eigenständige Verantwortliche handeln:
- Anbieter von Personaldienstleistungen
- Versicherungsanbieter und -makler
- Anbieter von betrieblichen Zusatzleistungen
- Staatliche Organisationen oder Behörden, einschließlich Strafverfolgungsbehörden
- Externe Berater (z. B. Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer)
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Falls Ihre Bewerbung erfolgreich verläuft und Sie ein Arbeitsverhältnis mit zooplus eingehen, werden Ihre personenbezogenen Daten solange aufbewahrt, wie dies für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses gemäß den für Deutschland geltenden lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen erforderlich ist.
Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich gewesen sein und Sie keine Einwilligung in eine längere Datenspeicherung gegeben haben (z.B. im Zusammenhang mit der Aufnahme in unseren Talentpool), bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten in der Regel über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus für einen begrenzten Zeitraum auf. Dieser Zeitraum darf nicht länger andauern als 6 Monate ab dem Datum der Benachrichtigung über die Entscheidung (i) zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten und (ii) zur möglichen Verwendung in Gerichtsverfahren.
Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich gewesen sein und Sie eine entsprechende Zustimmung erteilt haben, nehmen wir Sie in unseren Talent Pool auf und bewahren Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Zustimmung oder bis zu 12 Monaten auf, um Sie bei zukünftigen Stellenangeboten zu berücksichtigen und zu kontaktieren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
6. Automatisierte Entscheidungen über Sie?
Wir verwenden in unserem Bewerbungsverfahren keine automatisierten Entscheidungsprozesse, insbesondere kein Profiling. Zur Optimierung unserer Bewerbungsprozesse greifen wir jedoch auf das Tool „Smart Assistance“ zurück. Dabei handelt es sich um eine durch KI und maschinelles Lernen gestützte Plattform für die Bewertung von Bewerbern und den Abgleich von Stellenangeboten, die uns bei der Vorauswahl von Bewerbern auf der Grundlage bestimmter Kriterien und Stellenparameter hilft. Die Entscheidung über eine Einladung und die Berücksichtigung im Bewerbungsprozess treffen jedoch immer die jeweiligen Ansprechpartner. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, bestimmte Daten zur Verfügung zu stellen. Haben Sie jedoch bitte Verständnis dafür, dass wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht berücksichtigen können, wenn Sie uns nicht alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen.
7. Übermitteln wir Ihre Daten außerhalb des EWR und der UK?
Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten nicht außerhalb der Europäischen Union oder in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder außerhalb UK.
8. Welche Rechte werden Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten eingeräumt?
Sie sind jederzeit berechtigt, sich von uns bestätigen zu lassen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, und Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre Daten zu erhalten. Ferner können Sie die Berichtigung, Löschung und Einschränkung von Daten verlangen oder der Verarbeitung von Daten widersprechen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Übermittlung Ihrer Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen das Recht zu, sich im Falle von Datenschutzverletzungen an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Bitte senden Sie etwaige Anfragen per E-Mail an recruiting@zooplus.com.
Sie können Ihre persönlichen Daten auch selbst unter „My SmartProfile“ verwalten.
9. Haben Sie noch Fragen?
Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich jederzeit an unser Datenschutzteam wenden. Sie erreichen sie unter privacy@zooplus.com. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten für zooplus SE und bitiba GmbH lauten ph@hwdata.de.
Privacy Policy Statement for applicants of zooplus SE (Germany)
We greatly value your trust in us, which is why it is very important to us to protect your data and your personal rights and to respect your right to information self-determination with regard to the collection, processing and use of your personal data. Thus, your personal data will be processed in accordance with applicable data protection laws, including, without limitation, the Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – 'GDPR') and the UK GDPR. The following Privacy Statement gives you a quick and easy overview of how we process our candidates' personal data.
1. Who is responsible for the Data Processing, and who can you turn to?
zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 Munich (Germany) is responsible for your application process and potential employment with us. If you have any questions regarding processing your candidates' data, please feel free to contact our data protection team at any time (privacy@zooplus.com) or your contact person in the Hiring Office.
2. What Personal data, for what purposes and on what basis do we process them?
2.1 Personal data of job applicants
Whether you apply for a job through our zooplus Careers portal, including through our chatbot, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Personal identification
- Contact data
- User account information
- IP address
- Education & skills
- Professional experience and affiliations
- Job interview notes
- Assessment results
- Citizenship or immigration information
- Employment contract information
- Screening data
- Referral data from zooplus employees
- Other information you may voluntarily share in connection with your application
We process this data to administer your job application process, including; conducting assessments and evaluating your skills, qualifications and interests against the position applied for and/or other positions within the zooplus group of entities; organizing interviews; preparing employment contract and onboarding; conducting background checks; helping you with your visa; under your consent contacting you for other job opportunities and; screening or cross-checking with sanctions lists.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consents Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary to prepare and enter an employment contract with you - Art. 6 (1) (b) GDPR
- As necessary to comply with our legal obligations (e.g. with Employment Authorities)- Art. 6 (1) (c) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate job application process – Art. 6 (1) (f) GDPR
2.2 Personal data of web visitors
Whether you apply for a job or simply visit our zooplus Careers portal, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Device and browser
- IP address
- Requests and responses sent from and to your device
- Source website (we use a cookie to track this)
- Behavior on our website
- Any information you may voluntarily share when interacting with our chatbot
We process this data to facilitate your job application process, including; learning more about the behavior of the visitors of our zooplus Careers portal to improve our recruitment process and this website; improving and monitoring the performance of this website; generating anonymized data that we share with our partners and; responding to your enquiries through the chatbot.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consent, Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate the job application process- Art. 6 (1) (f) GDPR
Please visit www.zooplus.com/info/legal/privacy and check sections 3, 4 and 5 to find out about the cookies used on the zooplus website.
3. Where do we obtain your personal data?
We obtain most of your personal data from you. We also create personal data about you in the course of the job application process (for example, during interviews or via job assessments). Additionally, we collect certain types of personal data about you from third parties, including, for example from headhunters and recruitment agencies with whom we have a contractual relationship and to which you have provided your explicit consent to share your personal data with third parties (employers like us). In addition, we also use information that our applicants make publicly available on job and career portals (e.g., LinkedIn).
4. Who gets access to your personal data?
All application data is only viewed by the persons and departments (of the Hiring Offices) directly involved with your application. We use SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), the HR software developed by SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin, for the job application process. In this respect, we have entered a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR to ensure that your data is processed only as instructed and protected in accordance with the highest security standards. SmartRecruiters may use cookies. Please visit www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy for all cookie information as it relates to SmartRecruiters.
LinkedIn and Indeed can also process your personal data to allow for the 'Apply with LinkedIn' and 'Apply with Indeed' functionalities. LinkedIn and Indeed may use cookies. You can find their privacy policies on the following websites:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Where relevant, we may share your personal data with third parties who act as controllers in their own right for the purposes described in section 2 and in accordance with the data protection laws, including:
- HR services providers
- Insurance providers and brokers
- Employee benefits providers
- Governmental organizations or agencies, including law enforcement
- External advisors (such as legal advisors, and accountants)
5. How long do we store your data?
If your application is successful and you commence employment with zooplus, your personal data will be maintained as long as it is necessary for the processing of the employment relationship according to the local employment regulation applicable to Germany.
If your application is not successful and you have not provided consent to longer data retention (e.g., in the context of inclusion in our talent pools), we will generally retain your personal data beyond the conclusion of the application process for a limited period of no longer than 6 months from the date of notification of the decision (i) to meet record keeping requirements, and (ii) for potential use in legal proceedings.
If your application is not successful and you have provided consent, you will be included in our Talent Pool and we will keep your data until you revoke your consent or up to 12 months for the purpose of considering and contacting you for future job opportunities. You can revoke your consent anytime.
6. Automated decisions about you?
We do not use any automated decision-making processes, including profiling, in our application procedure. However, to optimize our application processes, we use the "Smart Assistance" tool, an artificial intelligence and machine learning platform for candidate scoring and job matching, which helps us pre-select candidates based on defined criteria and job parameters. However, the relevant hiring team always makes the decision on an invitation and consideration in the application process. You are not obligated by law or under contract to provide any data. However, please understand that we may not be able to consider your application if you do not provide us with full details.
7. Do we transfer your data outside of the EEA and the UK?
We do not process your application data outside the European Union or in countries outside the European Economic Area (EEA) and the UK.
8. What are your rights over your personal data?
You always have the right to request confirmation from us as to whether we are processing personal data about you, and you have the right to information about your data. In addition, you can request the correction, deletion and restriction of data or object to processing data. In addition, you have the right to revoke your consent to data processing at any time or to demand the transfer of your data. Furthermore, you have the right to contact a supervisory authority in the event of data protection violations. Please send all enquiries by E-mail to recruiting@zooplus.com.
Please note that you can also self-manage your personal data through "My SmartProfile".
9. Do you have any questions?
If you have any questions about data protection, please get in touch with our data protection team at any time. You can reach them at privacy@zooplus.com. The contact details of our data protection officer for zooplus SE and bitiba GmbH are ph@hwdata.de.
Política de Privacidad para candidatos de ZOOPLUS SERVICES ESP SOCIEDAD LIMITADA
Valoramos mucho la confianza que depositas en nosotros, por lo que damos una gran importancia a la protección de tus datos y tus derechos personales y respetamos tu derecho a la autodeterminación en lo que respecta a la recogida, el tratamiento y el uso de tus datos personales. Así pues, tus datos personales se tratarán de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos, incluido el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento general de protección de datos o RGPR) y el UK GDPR. Esta Política de Privacidad explica cómo tratamos los datos personales de nuestros candidatos.
1. ¿Quién es responsable del tratamiento de tus datos y a quién puedes dirigirte?
zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 Múnich (Alemania) y ZOOPLUS SERVICES ESP SOCIEDAD LIMITADA, C/ Génova 17, 28004, Madrid (España), comparten la responsabilidad del tratamiento de datos relacionado con tu proceso de selección y potencial contratación en zooplus. Si tienes preguntas sobre el tratamiento de tus datos, como candidato, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de protección de datos ( privacy@zooplus.com) o con nuestra persona de contacto del departamento de Recursos Humanos.
2. ¿Qué datos personales, para qué fines y sobre qué base los tratamos?
2.1 Datos personales de solicitantes de empleo
Tanto si solicitas empleo a través de nuestro portal zooplus Careers, como a través de nuestro chatbot, pueden tratarse los siguientes datos personales (algunos o todos pueden ser aplicables a ti):
- Datos de identificación
- Datos de contacto
- Cuenta de usuario
- Dirección IP
- Formación y competencias
- Experiencia profesional y afiliaciones
- Notas sobre la entrevista
- Resultados de la evaluación
- Información sobre la ciudadanía o inmigración
- Datos para el contrato de trabajo
- Averiguación de antecedentes
- Datos de recomendación de empleados de zooplus
- Otra información que compartas voluntariamente en relación a tu solicitud
Tratamos estos datos para gestionar el proceso de selección, en particular: evaluar tus capacidades, cualificaciones e intereses en relación con el puesto solicitado u otros puestos dentro del grupo de entidades zooplus; concertar entrevistas; preparar el contrato de trabajo e incorporación; realizar comprobaciones de antecedentes; ayudarte con tu visado; con tu consentimiento, poniéndonos en contacto contigo para ofrecerte otras oportunidades de empleo; y cotejo con listas de sanciones.
Tratamos los datos personales descritos arriba:
- Sobre la base de tu consentimiento previo, art. [6 (1) (a) del RGPD]
- Según sea necesario, para elaborar tu contrato de empleo [art. 6 (1) (b) del RGPD]
- Según sea necesario, para cumplir con nuestras obligaciones legales (por ejemplo, con las autoridades laborales) [art. 6 (1) (c) del RGPD]
- Según sea necesario, para nuestros intereses legítimos a fin de facilitar el proceso de selección [art. 6 (1) (f) del RGPD]
2.2 Datos personales de visitantes de la web
Tanto si solicitas un empleo como si simplemente visitas nuestro portal zooplus Careers, pueden tratarse los siguientes datos personales (algunos o todos pueden ser aplicables a ti):
- Dispositivo y navegador
- Dirección IP
- Solicitudes y respuestas enviadas desde y a tu dispositivo
- Sitio web fuente (utilizamos una cookie para rastrearlo)
- Comportamiento en nuestro sitio web
- Cualquier información que compartas voluntariamente al interactuar con nuestro chatbot
Tratamos estos datos para facilitar el proceso de selección, en particular: aprender más sobre el comportamiento de los visitantes de nuestro portal zooplus Careers para mejorar nuestro proceso de selección y este sitio web; mejorar y suspervisar el funcionamiento de este sitio web; generar datos anonimizados que compartimos con nuestros socios, y responder a tus preguntas a través de chatbot.
Tratamos los datos personales descritos arriba:
- Sobre la base de tu consentimiento previo, art. [6 (1) (a) del RGPD]
- En caso necesario, nuestros intereses legítimos para facilitar el proceso de selección [art. 6 (1) (f) del RGPD]
Haz click aquí www.zooplus.com/info/legal/privacy y lee las secciones 3, 4 y 5 para más información sobre las cookies que se usan en el sitio web de zooplus.
3. ¿De dónde recabamos tus datos personales?
La mayor parte de tus datos personales los obtenemos de ti. También creamos datos personales sobre ti durante el proceso de selección (por ejemplo, durante las entrevistas o a través de evaluaciones sobre tu idoneidad para el puesto). Además, también podemos recoger tus datos personales a través de terceros, incluidos, por ejemplo, cazatalentos y agencias de contratación con las que tenemos una relación contractual y a los que has dado tu consentimiento explícito para que se compartan tus datos personales con terceros (empleadores como nosotros). Además, también utilizamos los datos que nuestros candidatos publican en los portales de empleo (por ejemplo, LinkedIn).
4. ¿Quién tiene acceso a tus datos personales?
Solo las personas y los departamentos directamente implicados en tu proceso de selección tienen acceso a tus datos. Utilizamos SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), el software de Recursos Humanos desarrollado por SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlín, para gestionar procesos de selección. A este respecto, hemos celebrado contrato de encargo del tratamiento de datos de conformidad con el artículo 28 del RGPD para garantizar que tus datos solo se traten según nuestras instrucciones y que estén protegidos de conformidad con las normas de seguridad más estrictas. SmartRecruiters puede utilizar cookies. Visita www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy para toda la información sobre cookies relacionada con SmartRecruiters.
Tus datos personales también pueden ser tratados por LinkedIn o Indeed para permitir las funcionalidades «Solicitar con LinkedIn» y «Solicitar con Indeed». LinkedIn e Indeed pueden utilizar cookies. Puedes encontrar sus políticas de privacidad en los siguientes sitios web:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Cuando proceda, puede que compartamos tus datos personales con terceros que actúen como responsables del tratamiento para los fines descritos en la sección 2 y de conformidad con la legislación en materia de protección de datos, incluyendo:
- Proveedores de servicios de recursos humanos
- Proveedores y corredores de seguros
- Proveedores de prestaciones o beneficios para empleados
- Organizaciones u organismos gubernamentales, incluidas las fuerzas y cuerpos de seguridad
- Asesores externos (como asesores jurídicos, contables, etc.)
5. ¿Durante cuánto tiempo se almacenan tus datos?
Si tu solicitud es aceptada y empiezas a trabajar con zooplus, tus datos personales se conservarán mientras sea necesario para la tramitación de la relación laboral de conformidad con la legislación española en materia laboral.
Si tu solicitud no prospera y no nos has dado tu consentimiento para una conservación de datos más extensa (por ejemplo, en el contexto de la inclusión en nuestra reserva de talentos), por lo general conservaremos tus datos personales una vez concluido el proceso de selección durante un período limitado no superior a 1 año a partir de la fecha de notificación de la decisión; i) para cumplir los requisitos de conservación de registros; y ii) para su posible utilización en procedimientos judiciales.
Si tu candidatura no prospera y has dado tu consentimiento, se te incluirá en nuestra reserva de talentos y conservaremos tus datos hasta que revoques tu consentimiento o hasta 1 año para el fin de tenerte en cuenta y ponernos en contacto contigo para futuras oportunidades de empleo. Puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento.
6. ¿Decisiones automatizadas sobre ti?
No utilizamos ningún sistema de toma de decisiones automatizado, incluida la elaboración de perfiles, en nuestro procedimiento de selección. Sin embargo, con el fin de optimizar nuestros procesos de selección, utilizamos la herramienta «Asistencia Inteligente», una plataforma de inteligencia artificial y aprendizaje automático para la puntuación de los candidatos y la adecuación de los puestos de trabajo, que nos ayuda a preseleccionar a los candidatos en función de criterios y parámetros del puesto. No obstante, la decisión sobre una recomendación y la consideración en el proceso de selección siempre la toman las personas de contacto pertinentes. No estás obligado por ley o por contrato a facilitar ningún dato. A pesar de ello, es posible que no podamos tener en cuenta tu solicitud si no nos facilitas todos los detalles.
7. ¿Transferimos tus datos fuera del EEE y Reino Unido?
No transferimos tus datos fuera de la Unión Europea ni a países no pertenecientes al Espacio Económico Europeo (EEE) y Reino Unido.
8. ¿Cuáles son tus derechos sobre tus datos personales?
Siempre tienes derecho a pedirnos confirmación sobre si estamos tratando tus datos personales, y tienes derecho a recibir información sobre tus datos. Además, puedes solicitar la corrección, supresión y restricción de tus datos u oponerte al tratamiento de datos. De la misma forma, tienes derecho a revocar tu consentimiento para el tratamiento de datos en cualquier momento o a exigir la portabilidad de tus datos. También tienes derecho a ponerte en contacto con una autoridad de control en caso de violación de la protección de datos. Envía tus consultas por correo electrónico a recruiting@zooplus.com.
Ten en cuenta que también puedes autogestionar tus datos personales a través de «My SmartProfile».
9. ¿Tienes alguna pregunta?
Si tienes alguna pregunta sobre la protección de tus datos personales, no dudes en ponerse en contacto con nuestro equipo de protección de datos en cualquier momento. Puedes ponerte en contacto con ellos escribiendo a privacy@zooplus.com. El correo electrónico de nuestro Delegado de Protección de datos de zooplus SE y bitiba GmbH es ph@hwdata.de.
Privacy Policy Statement for applicants of ZOOPLUS SERVICES ESP SOCIEDAD LIMITADA
We greatly value your trust in us, which is why it is very important to us to protect your data and your personal rights and to respect your right to information self-determination with regard to the collection, processing and use of your personal data. Thus, your personal data will be processed in accordance with applicable data protection laws, including, without limitation, the Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – 'GDPR') and the UK GDPR. The following Privacy Statement gives you a quick and easy overview of how we process our candidates' personal data.
1. Who is responsible for the Data Processing, and who can you turn to?
zooplus SE, Herzog-Wilhelm-Strasse 18, 80331 Munich (Germany) and ZOOPLUS SERVICES ESP SOCIEDAD LIMITADA, C/ Génova 17, 28004, Madrid (Spain) are jointly responsible for your application process and potential employment with us. If you have any questions regarding processing your candidates' data, please feel free to contact our data protection team at any time (privacy@zooplus.com) or your contact person in the Hiring Office.
2. What Personal data, for what purposes and on what basis do we process them?
2.1 Personal data of job applicants
Whether you apply for a job through our zooplus Careers portal, including through our chatbot, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Personal identification
- Contact data
- User account information
- IP address
- Education & skills
- Professional experience and affiliations
- Job interview notes
- Assessment results
- Citizenship or immigration information
- Employment contract information
- Screening data
- Referral data from zooplus employees
- Other information you may voluntarily share in connection with your application
We process this data to administer your job application process, including; conducting assessments and evaluating your skills, qualifications and interests against the position applied for and/or other positions within the zooplus group of entities; organizing interviews; preparing employment contract and onboarding; conducting background checks; helping you with your visa; under your consent contacting you for other job opportunities and; screening or cross-checking with sanctions lists.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consents Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary to prepare and enter an employment contract with you - Art. 6 (1) (b) GDPR
- As necessary to comply with our legal obligations (e.g. with Employment Authorities)- Art. 6 (1) (c) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate job application process – Art. 6 (1) (f) GDPR
2.2 Personal data of web visitors
Whether you apply for a job or simply visit our zooplus Careers portal, the following personal data may be processed (some or all may apply to you):
- Device and browser
- IP address
- Requests and responses sent from and to your device
- Source website (we use a cookie to track this)
- Behavior on our website
- Any information you may voluntarily share when interacting with our chatbot
We process this data to facilitate your job application process, including; learning more about the behaviour of the visitors of our zooplus Careers portal to improve our recruitment process and this website; improving and monitoring the performance of this website; generating anonymized data that we share with our partners and; responding to your enquiries through the chatbot.
We process the personal data that we have in the ways described above:
- Based on your prior consent, Art. 6 (1) (a) GDPR
- As necessary for our legitimate interests to facilitate the job application process- Art. 6 (1) (f) GDPR
Please visit www.zooplus.com/info/legal/privacy and check sections 3, 4 and 5 to find out about the cookies used on the zooplus website.
3. Where do we obtain your personal data?
We obtain most of your personal data from you. We also create personal data about you in the course of the job application process (for example, during interviews or via job assessments). Additionally, we collect certain types of personal data about you from third parties, including, for example from headhunters and recruitment agencies with whom we have a contractual relationship and to which you have provided your explicit consent to share your personal data with third parties (employers like us). In addition, we also use information that our applicants make publicly available on job and career portals (e.g., LinkedIn).
4. Who gets access to your personal data?
All application data is only viewed by the persons and departments (of the Hiring Offices) directly involved with your application. We use SmartRecruiters (www.smartrecruiters.com), the HR software developed by SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10 963 Berlin, for the job application process. In this respect, we have entered a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR to ensure that your data is processed only as instructed and protected in accordance with the highest security standards. SmartRecruiters may use cookies. Please visit www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy for all cookie information as it relates to SmartRecruiters.
LinkedIn and Indeed can also process your personal data to allow for the 'Apply with LinkedIn' and 'Apply with Indeed' functionalities. LinkedIn and Indeed may use cookies. You can find their privacy policies on the following websites:
www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Where relevant, we may share your personal data with third parties who act as controllers in their own right for the purposes described in section 2 and in accordance with the data protection laws, including:
- HR services providers
- Insurance providers and brokers
- Employee benefits providers
- Governmental organizations or agencies, including law enforcement
- External advisors (such as legal advisors, and accountants)
5. How long do we store your data?
If your application is successful and you commence employment with zooplus, your personal data will be maintained as long as it is necessary for the processing of the employment relationship according to the local employment regulation applicable to Spain.
If your application is not successful and you have not provided consent to longer data retention (e.g., in the context of inclusion in our talent pools), we will generally retain your personal data beyond the conclusion of the application process for a limited period of no longer than 12 months from the date of notification of the decision (i) to meet record keeping requirements, and (ii) for potential use in legal proceedings.
If your application is not successful and you have provided consent, you will be included in our Talent Pool and we will keep your data until you revoke your consent or up to 12 months for the purpose of considering and contacting you for future job opportunities. You can revoke your consent anytime.
6. Automated decisions about you?
We do not use any automated decision-making processes, including profiling, in our application procedure. However, to optimize our application processes, we use the "Smart Assistance" tool, an artificial intelligence and machine learning platform for candidate scoring and job matching, which helps us pre-select candidates based on defined criteria and job parameters. However, the relevant hiring team always makes the decision on an invitation and consideration in the application process. You are not obligated by law or under contract to provide any data. However, please understand that we may not be able to consider your application if you do not provide us with full details.
7. Do we transfer your data outside of the EEA and the UK?
We do not process your application data outside the European Union or in countries outside the European Economic Area (EEA) and the UK.
8. What are your rights over your personal data?
You always have the right to request confirmation from us as to whether we are processing personal data about you, and you have the right to information about your data. In addition, you can request the correction, deletion and restriction of data or object to processing data. In addition, you have the right to revoke your consent to data processing at any time or to demand the transfer of your data. Furthermore, you have the right to contact a supervisory authority in the event of data protection violations. Please send all enquiries by E-mail to recruiting@zooplus.com.
Please note that you can also self-manage your personal data through "My SmartProfile".
9. Do you have any questions?
If you have any questions about data protection, please get in touch with our data protection team at any time. You can reach them at privacy@zooplus.com. The contact details of our data protection officer for zooplus SE and bitiba GmbH are ph@hwdata.de.